Akateeminen asunto-osakeyhtiö Pihlajatie 50-52 osakkaiden, asukkaiden ja tilojen vuokralaisten yhteystietoja ylläpidetään useissa eri järjestelmissä. Vuonna 2023 käyttöön otettuun Maanmittauslaitoksen Huoneistotietojärjestelmään osakkaiden yhteystiedot päivittyvät suoraan väestötietojärjestelmästä (VTJ) tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ). Isännöitsijätoimisto puolestaan ylläpitää yhteystietoja omissa järjestelmisssään mm. muuttoilmoitusten perusteella ja huolehtii siitä, että vastikelaskutus kohdistuu oikein. Isännöitsijältä yhteystiedot tiedot välittyvät myös huoltoyhtiölle, joka on velvoitettu ylläpitämään tietoja kiinteistössä asuvista henkilöistä mm. yleisen turvallisuuden tarpeisiin.
Henkilötietojen rekisterinpitäjiä ovat siis Maanmittauslaitos, isännöitsijätoimisto sekä huoltoyhtiö. Taloyhtiö piti aikaisemmin yhteystietorekisteriä tämän sivuston avulla, mutta vuoden 2024 aikana sen ylläpito lopetetaan ja tukeudutaan kokonaan huoltoyhtiön yhteystietorekisteriin, joka on taloyhtiön hallituksen käytössä.
Osakkaan yhteystiedot yhtiökokouskutsua varten
Isännöitsijä saa siis osakkaiden yhteystiedot Huoneistotietojärjestelmästä. Mutta kaikkien osakkaiden sähköpostitiedot eivät välttämättä löydy sieltä, joten isännöitsijä on tällöin pakotettu postittamaan yhtiökokouskutsuja tavallisena postituksena. Tämä on taloyhtiölle kallista, joten on toivottavaa, että kaikki osakkaat huolehtivat ajantasaiset sähköpostitiedot Maanmittauslaitoksen Huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiön hallitus voi tarkistaa huoneistotietojärjestelmän tiedot tätä varten. Osakas voi myös tarkistaa tietonsa Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelussa. Mikäli sähköpostiosoite puuttuu, ilmoituksen omistajan yhteistiedosta taloyhtiön osakeluetteloon voi tehdä Suomi.fi palvelussa tai Maanmittauslaitoksen sivuilla.
Osakkaan, asukkaan ja vuokralaisten yhteystiedot taloyhtiön tiedotusta varten
Osakkaiden sähköpostiosoitteet välittyvät Huoneistotietojärjestelmästä myös taloyhtiön käyttöön, mutta tämän lisäksi on hyödyllistä, että kaikkien talossa asuvien tai talon tiloja vuokraavien henkilöiden sähköpostiosoitteet ja myös puhelinnumerot ovat taloyhtiön käytössä. Yhteystietoja hyödynnetään sähköpostitse tapahtuvassa isännöitsijän, huoltoyhtiön ja hallituksen viestinnässä ja puhelinnumerot ovat tarpeen mahdollisissa kiireellistä viestintää edellyttävissä vaaratilanteissa. Syytä myös muistaa, että huoltoyhtiö ei avaa asuntojen ovia muille kuin heidän järjestelmässään mainituille huoneiston asukkaille. Voit ilmoittaa asukkaiden yhteystietoja isännöitsijän kautta käyttämällä Ota yhteyttä –lomaketta ja valitsemalla Muu asia ja siihen kertomalla, että sähköposti on sähköistä viestintää varten.